VDB Notarissen; betrokken, vooruitstrevend & innovatief in ICT
Iestegar Alladin en Laura Pladdet: “Bij aankomst in Rosmalen werden we hartelijk ontvangen door Marco Haanappel en Bram van Asten. Vanaf het eerste moment straalde de warmte en persoonlijke interesse van hen af, waardoor we ons als bezoekers zeer gewaardeerd en waardevol voelden.”
Uitdaging
In juli 2023 werd duidelijk dat de toenmalige ICT- dienstverlener van VDB Notarissen hen niet meer kon ondersteunen in de diensten welke VDB Notarissen zocht, vanwege de complexiteit in het notariaat. Met deze wetenschap moest VDB Notarissen op zoek naar een andere ICT – dienstverlener.
Waarom hebben jullie voor Solid Partners gekozen?
VDB Notarissen: Onze samenwerking begon via Notarisdossier, het kloppend hart van onze organisatie. Tijdens het Notariaat van de Toekomst in Utrecht in maart 2023 hadden we een uitgebreid gesprek met Francien, en vanaf dat moment begon het balletje te rollen. In april/mei hebben we samen gezeten voor een eerste oriënterend gesprek en kennismaking.
Naar aanleiding van de opzegging van de toenmalige dienstverlener en het eerste gesprek met Solid Partners, is het daarna in een stroomversnelling gekomen en zijn we snel de diepte in gegaan.
Bram van Asten: “Een goede balans tussen werk en privé is voor ons cruciaal.”
Doel
Stabiele innovatieve werkplek, volgens de huidige standaarden in combinatie met de KNB Gedragscode.
Marco: “Voor deze migratie hebben we nieuwe laptops aangeschaft om onze collega’s van de beste apparatuur te voorzien. Iedereen is zeer tevreden met de nieuwe hardware; alles werkt sneller en efficiënter dan voorheen. Per 1 december zijn we ook overgestapt naar Rsult voor de administratie, en voor juridische kennis hebben we nu toegang tot de beste bronnen via Kluwer en SDU met Legal Intelligence. Solid Partners heeft vooraf alles geïnstalleerd, van literatuur en bibliotheek tot de externe modellenbank van praktijkgenerator, alles op rol-gebaseerd.”
Het doel van ons project was duidelijk: alles moest in de cloud draaien, en alle apps moesten daar goed op functioneren. De keuze voor Solid Partners was essentieel, omdat zij een Triple A dienstverlener zijn voor notariskantoren en uitgebreide kennis hebben van de specifieke eisen en processen binnen onze sector.
Daarnaast maakt het notariaat gebruik van specifieke oplossingen bij het Kadaster, de Kamer van Koophandel en het gebruik van certificaten voor het indienen van stukken bij het CDR en de CTR van de Koninklijke Notariële Beroepsorganisatie (KNB).
Verder is in februari dit jaar door de KNB een gedragscode Informatiebeveiliging opgesteld waaraan ieder notariskantoor moet voldoen. Dit was ook een van de redenen om Solid Partners te vragen een functioneel ontwerp van een nieuwe, eigen ICT-omgeving te maken. Solid Partners vertaalde de organisatie-doelstellingen naar een project-scope en projectdoelstellingen.
Naast de applicaties in onze ICT-omgeving zijn er generieke toepassingen die online werken compleet maken. Dit brengen we onder in het Microsoft Azure platform en vullen dit aan met Microsoft 365 en overige online diensten van Microsoft Azure.
Hoe is het project verlopen?
Marco en Bram: “Ervaring uit het verleden; ICT migraties hebben een hoop gedoe opgeleverd.”
“De migratie was een spannende tijd, omdat we niet wisten hoeveel impact zo’n migratie op onze organisatie zou hebben. Gelukkig verliep de migratie ontzettend soepel, dankzij de vakkundige aanpak van Solid Partners konden de medewerkers op de dag van de migratie vanaf 11.30 uur weer gewoon aan het werk. Het is heel goed gegaan!”
Marco Haanappel heeft een duidelijke visie: ‘Alles moet digitaal.’
Hoewel digitaal tekenen via de de computer of iPad nog niet altijd mogelijk is volgens de wet, werken we veel via Teams voor overleg met cliënten en volgen we de nieuwste digitale wetgeving op de voet. Dankzij E-Herkenning kunnen we al veel meer digitaal regelen, zoals het oprichten van een BV per 1 januari. De KNB is ook druk bezig met het digitaliseren van de leveringsakte van vastgoed en de hypotheekakte.
Betrokken, vooruitstrevend en innovatief
VDB Notarissen wil vooruitstrevend werken en altijd op de hoogte zijn van de nieuwste innovaties binnen het notariaat. Een maandelijkse nieuwsbrief over deze innovaties zou zeer welkom zijn.
Marco Haanappel: ‘Bij VDB Notarissen werken we met een jong, flexibel en dynamisch team dat voortdurend op zoek is naar nieuwe methoden en innovatieve oplossingen en de kans geeft aan juridische & notariële studenten en afgestudeerden om hun ambities waar te maken. Ze
hechten veel waarde aan persoonlijke betrokkenheid en willen hun cliënten het beste van het beste bieden. Om dit te realiseren, hebben ze ook vanuit IT de beste ondersteuning nodig.’
Bram van Asten: ‘Als cliënten bij VDB Notarissen binnenkomen, willen we dat ze met een gerust hart en een brede glimlach de deur uitlopen, wetende dat alles tot in de puntjes is geregeld. We streven naar een totaalpakket, waarbij we als one-stop-shop alle benodigde diensten onder één dak aanbieden. Of je nu een accountant, fiscalist, jurist of adviseur nodig hebt, bij VDB Notarissen kan alles op één adres worden geregeld samen met onze strategische alliantiepartner Newtone, zodat je als cliënt zonder zorgen verder kunt.’
Marco Haanappel: ‘Dankzij de professionele en persoonlijke aanpak van Solid Partners hebben we op digitaal vlak alles kunnen realiseren. We kunnen hen dan ook van harte aanbevelen voor ieder bedrijf dat op zoek is naar betrouwbare en innovatieve IT-oplossingen. Het notariaat is volop in beweging, en dit geldt ook voor VDB Notarissen.
VDB Notarissen
betrokken, vooruitstrevend & innovatief in ICT
