In februari 2025 waren we bij Tap van Hoff Notarissen in Lochem voor een stukje after sales en een interview met projectleider Heleen Boersbroek. Laten we eerst het notariskantoor aan je voorstellen:
Een huis kopen, een bedrijf starten of een testament opstellen… zaken waar iedereen in het leven – als privé-persoon of als ondernemer – mee te maken kan krijgen. Onderwerpen ook waarbij het van belang is, dat je zaken goed geregeld zijn. Dat vraagt om een betrokken en deskundige partner. En beide aspecten vind je vertegenwoordigd in Tap & van Hoff notarissen. Met hun kantoren in Doetinchem en Lochem vormen ze een hecht team van notarissen, die zich elk in een bijzonder vakgebied hebben gespecialiseerd.
Met een team van in totaal ongeveer 30 professionele medewerkers bestrijken ze gezamenlijk het volledige speelveld van het notariaat en kunnen ze je in de meest complexe zaken van dienst zijn: van familierecht en estate planning tot ondernemingsrecht, agrarisch recht en commercieel en particulier onroerend goed recht. Daarnaast onderscheidt hun kantoor zich meer in het bijzonder door de kennis van fiscaal recht. Naast hun actuele kennis van de relevante wet- en regelgeving en jurisprudentie onderscheidt Tap & van Hoff Notarissen zich op het gebied van mensenkennis en kennis van de markten waarin hun cliënten opereren.
Alle (kandidaat-)notarissen van Tap & van Hoff notarissen zijn breed en hoog opgeleid en bezitten de kennis om je op alle notariële zaken van advies te voorzien. Naast het hebben van een specialisme vindt Tap & van Hoff notarissen dat al hun (kandidaat-)notarissen een goede kennis van de algemene praktijk moeten hebben. Juist door het hebben van deze kennis leidt een specialisatie niet tot een tunnelvisie maar tot weloverwogen en op maat gemaakte akten of advies.
Ze zijn in alle opzichten onafhankelijk en niet gelieerd aan andere partijen zoals advocatenkantoren en belastingadviseurs. Dat maakt hen letterlijk onpartijdig.
Tap & van Hoff notarissen is als geen ander thuis in jouw wereld, met verstand van zaken in een breed speelveld.
Heleen Boersbroek
In oktober 1995 begonnen bij Tap van Hoff. Ze werkt 24 uur. Eerst in Zutphen begonnen bij de receptie, daarna afdeling familierecht, daarna kwam er een serverkast en een serverruimte. Af en toe een backup-bandje vervangen. Van daaruit meer contactpersoon erin gerold.
Toen een tijdje in Lochem geweest. 6 jaar in Doetinchem geweest en vanaf 2018 weer in Lochem. Ze woont ook in Lochem. Trainingen op het vlak van familierecht gevolgd.
TvH Notarissen had voor zowel de vestiging in Lochem als in Doetinchem de uitdaging om de IT-infrastructuur te moderniseren en te optimaliseren. De bestaande systemen waren verouderd en voldeden niet meer aan de huidige eisen voor efficiëntie en veiligheid. Dit zorgde voor vertragingen en mogelijke risico’s in de dagelijkse werkzaamheden.
Hoe zag het doel van het project eruit?
Het doel van het project was om de IT-infrastructuur van TvH notarissen te vernieuwen en te verbeteren. Volledig in de Cloud en veilig en compliant volgens de laatste richtlijnen. De aanleg van nieuwe bekabeling, het optimaliseren van de werkplekken en de implementatie van de veilige moderne werkplek in zowel Lochem als Doetinchem.
De medewerkers van TvH kunnen nu slim en efficiënt samenwerken, maken gebruik van een gezamenlijke wachtwoordkluis en alle medewerkers volgen een terugkomende bewustwordings training. Het uiteindelijke doel om een stabiele, veilige en efficiënte Cloud omgeving te creëren die de dagelijkse werkzaamheden van TvH notarissen ondersteunt en verbetert.
Het persoonlijke contact en het juridische advies dat is wat het leukst blijft voor een notaris.
Wat is er veranderd bij jullie qua werkwijze en wat is er voor jullie beter geworden?
Heleen: ‘Het is op heel veel manieren beter geworden. Want we hadden een heel statisch en traag systeem. We moesten echt aan de slag met de snelheid en we moesten ook wel iets met veiligheid doen. We hebben vaste thuiswerk-dagen voor medewerkers hier. Die mensen werkten allemaal op hun eigen privé-apparatuur. Dat is allemaal veranderd. Iedereen is van laptops voorzien. Dat is niet alleen prettiger werken, maar ook veiliger werken.’
Wat is er nog meer veranderd in de werkwijze?
Heleen: ‘Wat ook veranderd is, is de werkwijze. We werkten met een citrix omgeving en nu het allemaal in de cloud staat biedt het extra mogelijkheden. We kunnen tezamen in een document werken, we kunnen opmerkingen van elkaar zien. Dus wat dat betreft maak je daar ook gewoon een slagen werken we veel efficiënter.
En dat is het doel van de oefening. Dat je tegelijkertijd in hetzelfde document kan werken. Dan ben je sneller klaar. En in principe zou je ook gebruik kunnen maken van teams besprekingen. In het notariaat is dat toch lastig. Cliënten vinden het prettiger om bij de notaris aan tafel te zitten. De notaris vind het ook fijn om wat kenmerken van de cliënten te zien tijdens het gesprek. Dus Microsoft teams weegt minder zwaar.’
Wat is jullie ervaring met digitaal ondertekenen?
Heleen: ‘Digitaal ondertekenen hoort er ook bij. Die mogelijkheid is er, maar daar wordt in het notariaat mondjesmaat mee gewerkt. Ook wij maken daar nog niet echt gebruik van. Wij merken ook dat de ondernemers daar nog niet mee werken. Het blijft toch een bijzonder moment om bij de notaris documenten te ondertekenen.’
Zijn er nog andere verbeteringen die je hebt gemerkt?
Heleen: ‘Qua snelheid is het ook verbetert. Andere internetlijnen. De bekabeling is compleet vernieuwd. We werken op laptops ipv op een gedeelde omgeving, waar je met z’n allen handelingen uitvoert, waardoor de server traag wordt. Geen last meer van. Je hebt je eigen device, niemand anders die daar traagheid op bezorgt. In Doetinchem werken ze met een Wifi-verbinding die flink is opgeschaald en dat werkt ook prima, En wat ook echt een verbetering is, is dat er allemaal nieuwe apparatuur is aangeschaft.’
Het geheel is niet alleen sneller, het is ook stabieler.
Hoe worden documenten nu beheerd?
‘We hebben al onze documenten nu digitaal staan. Alles wordt opgeslagen op SharePoint en dat wordt digitaal gedeeld met de klant via een online dossier. Van Notarisdossier is een rechtstreekse koppeling met Sharepoint. Vanuit daar worden documenten gelijk geopend, waardoor je makkelijk samen kunt werken in een document. Dan maakt het niet uit hoeveel mensen het document hebben openstaan. Elke wijziging die gedaan wordt, wordt gelijk gezien.’
Werken jullie nu meer met Microsoft Teams?
‘Teams vergaderingen is nog niet iets waar we veel mee werken. Vergaderingen zijn vaak nog wel fysiek. Wat we wel online doen, zijn presentaties en online cursussen. Die kan je zelfstandig op je laptop voeren met geluid erbij. Dat hadden we voorheen niet.
Voorheen moesten we lokaal gaan zitten met een groot scherm. De documenten die je dan nodig hebt, kan je gelijk openen op een extra scherm naast je andere scherm.’
Moesten de collega’s eraan wennen?
‘Ja zeker, in positieve zin! We hebben iedereen geïnformeerd over de werkwijze en de omgang met Sharepoint. Op welke manier je kan samenwerken.
Er zijn meerdere generaties binnen ons kantoor. Er is een generatie die komt direct van school en kennen niet anders dan deze manier van werken. En er is een generatie die wat ouder is, die wat meer aan de hand moesten worden meegenomen. Iedereen ervaart het gemak ervan.’
Waarom hebben jullie voor Solid Partners gekozen?
Heleen: ‘De lijnen tussen ons en Solid Partners zijn heel kort, dat is echt heel fijn. En de Servicedesk is uitstekend bereikbaar. De vragen en uitdagingen worden gelijk goed opgepakt en de communicatie verloopt goed door middel van het inschieten de tickets. En daarmee word je met regelmaat op de hoogte gehouden van de status van de tickets.
Communicatie met William is heel prettig. Tijdens het project was dat ook zo en nu weer voornamelijk via Servicedesk en ook die is goed bereikbaar.
TvH notarissen heeft voor Solid Partners gekozen vanwege de bewezen expertise en betrouwbare oplossingen op het gebied van Cloud IT-infrastructuur. Sinds 2018 is Solid Partners de vertrouwde partner en hebben wij samen meerdere succesvolle projecten afgerond. De klantgerichte aanpak en technische knowhow van Solid Partners heeft TvH overtuigd dat wij de juiste partner zijn voor deze uitdaging. Solid Partners heeft proactief meegedacht in de nieuwe ICT ontwikkelingen.
Hoe is het project verlopen?
Het project is soepel verlopen dankzij de fijne samenwerking tussen TvH notarissen en Solid Partners. Na een goede inventarisatie hebben wij nieuwe bekabeling aangelegd, de werkplekken geoptimaliseerd en de implementatie verzorgd van de veilige moderne werkplek in zowel Lochem als Doetinchem.
Heleen: ‘In oktober voerden we de 1e gesprekken en al vrij snel de planning in gang gezet. Het project moest namelijk voor december klaar zijn. Dat is dan ook zonder problemen gelukt. Alle dagen gewoon door kunnen werken, de verbinding werd gehouden. Alles werd op de achtergrond aangelegd tot aan het moment van in gebruik nemen.’
De werkzaamheden zijn volgens planning en binnen het budget afgerond, wat heeft geleid tot een succesvolle oplevering van het project.
Heeft dit alles de manier van werken veranderd?
Heleen: ‘Absoluut! Het maakt niet meer uit of je in Doetinchem, in Lochem of thuis zit. Je kan overal bij en het werkt altijd. We hebben geen uitval meer.
Sinds het digitale tijdperk is het is niet meer onbevangen werken. Je bent je bewust van alle veiligheidsrisico’s en je hebt te dealen met alle wetgeving en privacy. Je bent ook meer waakhond geworden dan dat je sociaal met mensen een gesprek aangaat.’
Voordelen van de Nieuwe Werkwijze
- Efficiëntie: Sneller klaar zijn door tegelijkertijd in hetzelfde document te werken.
- Veiligheid: Bewustzijn van veiligheidsrisico’s en naleving van wetgeving en privacy.
- Flexibiliteit: Dossiers zijn online in te zien, wat flexibel werken mogelijk maakt.
- Betere Communicatie: Korte lijnen met Solid Partners en een goed bereikbare servicedesk.
De notaris die u zoekt!
TvH notarissen wil graag uitdragen dat zij een moderne en betrouwbare notarispraktijk zijn die gebruikmaakt van de nieuwste technologieën om hun klanten optimaal van dienst te kunnen zijn. Door te investeren in een geavanceerde IT-infrastructuur, laten zij zien dat zij waarde hechten aan efficiëntie, veiligheid en klanttevredenheid.