Wij krijgen vaak van onze relaties de vraag of er niet een systeem is, waarmee men op een veilige manier gegevens kan overbrengen naar een andere partij buiten de organisatie. Email is hierbij vaak niet het meest veilige en je wilt geen lastige en moeilijke oplossingen.
Antwoord hierop is vaak: “die mogelijkheid heb je al, maar je weet het wellicht nog niet”.
Veel organisaties maken namelijk gebruik van Microsoft 365, waarbij de mailserver functionaliteit gebruikt wordt vanuit Exchange Online. Met Exchange Online kun je vertrouwelijke stukken vrij eenvoudig versleuteld versturen, zonder dat de ontvanger van je email hier wat extra’s voor hoeft te doen. Hoe doe je dat dan? Hieronder tref je de stappen aan die je doorloopt om je email beveiligd te versturen:
- Start met het opstellen van een nieuw email bericht.
- Ga vervolgens boven in je menu naar
- Opties
- En selecteer versleutelen
Vervolgens kun je kiezen uit:
- “Alleen versleutelen” of “Niet doorsturen”
Kies hier voor Alleen versleutelen als je je bericht beveiligd wilt versturen.
Wat houdt dit in voor de ontvanger van je bericht?
De ontvanger van je bericht krijgt een email binnen vanuit het Microsoft 365 platform dat er een beveiligd bericht gedeeld is. Hierin is een knop opgenomen dat je het bericht kunt lezen. Klik je op deze knop, dan krijg je vanuit Microsoft 365 een code, waarmee je online het email bericht kunt inzien. De mail wordt dus niet naar je verzonden maar via een beveiligde verbinding heb je inzage in de mail. Van hieruit kun je de email dus ook doorsturen of beantwoorden.
Principe is dus dat de mail voor de ontvanger wordt klaargezet binnen Exchange Online, maar niet wordt verzonden. De ontvanger kan het bericht dus bezoeken via een beveiligde verbinding. Hierdoor wordt de email dus niet over het openbare internet verzonden.
Wil je hier meer over weten?
Kijk dan op deze website: